Informationen & Hilfestellung

Willkommen! Schön, dass du bei voiio bist!

Im Folgenden haben wir für dich die wichtigsten Informationen zur Beratung unserer Mitglieder auf Selbstzahlungsbasis sowie im Rahmen der Kurzzeitintervention des EAP zusammengestellt.
Wenn Fragen auftauchen sollten, melde dich bitte bei unserer Beratung unter 030 70016943 (Wochentags: 09.00 – 18.00 Uhr).

Die Philosophie unseres EAP-Services:

Unser EAP-Service ist als kurzfristige, niederschwellige Unterstützung für Mitarbeitende in herausfordernden Lebensphasen konzipiert. Die Einrichtung dient als erste Anlaufstelle, um eine schnelle Entlastung zu erreichen, Orientierung zu bieten und die nächsten Schritte aufzuzeigen. Das EAP stellt keinen Ersatz für eine Langzeittherapie oder ein langfristiges Coaching dar. Diese Leistungen können im Rahmen unserer Leistungsvereinbarungen mit unseren Unternehmenskunden nicht abgedeckt werden und können wir wirtschaftlich auch nicht abbilden.

Nutzung des Dashboards und Erläuterung der Abläufe - Video

Erhaltet hier per Video alle wichtigen Informationen zur Zusammenarbeit.
Eine detaillierte Einführung zum Einrichten von Calendly findet ihr hier.

EAP-Prozess

1. Mitglied bucht kostenfreies Erstgespräch über unsere Plattform über deinen Calendly-Link.
2. Bei dem Erstgespräch musst du abklären, ob der/die Kund:in EAP Unterstützung von deren Unternehmen erhält oder nicht, also über die Möglichkeit von Abrechnungscodes verfügt. Und teile bereits deine Kontaktdaten für eventuelle Folgetermine.
3. Vereinbare weitere Termine mit dem Mitglied direkt, das läuft nicht über die Plattform.

Mit EAP Unterstützung:

1. Vor Beginn eines jeden Beratungstermins frage bitte nach dem Abrechnungscode, welcher der/die Kund:in auf deinem Profil bei voiio generieren kann.
2. Nach dem Beratungsgespräch kannst du uns deine Rechnung inkl. den von dir validierten Abrechnungscode an eap.beratung@voiio.de senden. Stelle uns bitte bevorzugt eine gesammelte Monatsrechnung aus.

Ohne EAP Unterstützung:

1. Das Beratungsgespräch findet wie gewohnt statt. Du erfragst relevante Daten, um die Rechnung am Ende direkt an die Person zu senden.
2. Die Rechnung wird an den/die Selbstzahlende geschickt und von dieser Person beglichen.

Relevante Verlinkungen

Verschwiegenheitserklärung
Notfallplan für Expert:innen

Informationen zur Rechnungsstellung an voiio

1. Code Validierung im Dashboard inkl. Uhrzeit
2. Rechnung inkl. Code + Unternehmensname
3. Rechnung spätestens am Ende des Monats
4. Mit Netto- UND Bruttobeträgen
5. Dauer der Beratungssitzung mit angeben

FAQ zum Employee-Assistance Programm: Kostenübernahme durch Abrechnungscode

1. Gibt es eine Anzahl an max. Beratungsstunden?

Die EAP-Beratung ist als eine wirksame Kurzzeit Unterstützung konzipiert. Sie dient als erste Anlaufstelle, um in herausfordernden Situationen schnelle Orientierung und erste Lösungsansätze zu bieten.
Das Ziel sollte sein, in ein bis zwei Sitzungen konkrete, umsetzbare Impulse zu geben. Bitte beachtet, dass dieses Angebot kein Ersatz für eine langfristige Therapie oder Coaching ist, sondern vielmehr eine erste, stärkende Hilfestellung.

2. Wie viele Sitzungen hat ein Mitglied maximal?

Das Kontingent an Sitzungen hängt vom jeweiligen Partnerunternehmen ab. Im Durchschnitt stehen bis zu drei Sitzungen pro Jahr zur Verfügung. Ziel ist es, innerhalb einer Kurzzeitintervention lösungsorientiert zu arbeiten und gemeinsam mit dem Mitglied realistische Ziele für die vorhandene Zeit zu definieren.
Über diese Liste habt Ihr einen Einblick in die maximale Anzahl von Beratungsstunden je Unternehmen.

3. Was muss ich vor der Terminvereinbarung beachten?

Bitte stelle vor jeder Terminvereinbarung sicher, dass das Mitglied noch über ausreichend Abrechnungscodes verfügt. Die aktuelle Anzahl der verfügbaren Codes kann das Mitglied direkt im jeweiligen Beratungsprofil einsehen. Nur mit einem gültigen Abrechnungscode können wir deine Rechnung begleichen.

4. Was ist, wenn das Mitglied keine Abrechnungscodes mehr zur Verfügung hat?

Wenn das Mitglied keine gültigen Abrechnungscodes mehr hat, kannst du die Beratung auf Selbstzahlerbasis anbieten oder fortsetzen, bis neue Codes verfügbar sind.
Das Kontingent an Abrechnungscodes wird alle 12 Geschäftsmonate erneuert.
In akuten oder besonders belastenden Fällen (z. B. bei psychischen Krisen) kannst du als Expert:in einen Antrag auf eine sogenannte “Brückensitzung” stellen. Bitte begründe den Fall kurz. Wir können dann prüfen, ob gemäß der Unternehmensvereinbarung weitere Sitzungen freigegeben werden können.

5. Zusätzliche Stunden außerhalb des Kontingents wurden abgelehnt. Was kann das Mitglied tun?

Wir verstehen, dass eine Ablehnung zusätzlicher Stunden für das Mitglied enttäuschend sein kann, und bedauern solche Situationen ausdrücklich.
Bitte weise das Mitglied darauf hin, dass es sich vertrauensvoll an die zuständige Ansprechperson im Unternehmen wenden kann.
Über diesen Weg besteht häufig die Möglichkeit, zusätzliche Beratungsstunden außerhalb des bestehenden Rahmenvertrags einzukaufen.

Wenn das Mitglied unsicher ist, wer die richtige Ansprechperson im Unternehmen ist, kann es sich jederzeit an uns wenden: eap.beratung@voiio.de

6. Kann ich Doppelstunden anbieten?

Grundsätzlich gilt: Eine Sitzung entspricht einem Abrechnungscode und umfasst eine Stunde zum vereinbarten Stundensatz. Doppelstunden sind nicht der Standard, können jedoch in begründeten Ausnahmefällen nach vorheriger Abstimmung mit dem Mitglied und unter Verwendung von zwei gültigen Abrechnungscodes ermöglicht werden – beispielsweise, wenn dies für den Beratungsprozess (z. B. bei einer Mediation oder Paarberatung) fachlich sinnvoll ist.

7. Wie rechne ich eine Paarberatung ab?

Für die Abrechnung einer Paarberatung verwendest du bitte pro Sitzung zwei Abrechnungscodes. Diese Anpassung ist notwendig, damit der höhere Stundensatz für Paarberatungen in unserem System korrekt verarbeitet werden kann. Falls du bisher einen einzelnen, erhöhten Code genutzt hast, teile den Gesamtbetrag bitte ab sofort auf zwei Codes auf.

Beispiel: Eine Paarberatung für 150 € wird nun mit zwei Codes zu je 75 € abgerechnet.

8. Mitglieder tauchen zu Beratungstermin nicht auf - Was tun?

Grundsätzlich gilt: Termine, die nicht mindestens 24 Stunden im Voraus abgesagt wurden, können als Ausfallhonorar bei uns in Rechnung gestellt werden.
Für die Abrechnung benötigst du den für die Stunde vorgesehenen Code.

Der Prozess dafür ist wie folgt:

• Erster Schritt: Bitte frage den Code direkt bei dem Mitglied an.
• Alternative: Nur wenn du keine Rückmeldung erhältst, kontaktiere zur Codegenerierung unsere Beratung eap.beratung@voiio.de mit dem vollständigen Namen und der E-Mail-Adresse des Mitglieds.

9. Nutzung von voiio

Du bist herzlich eingeladen, voiio auch selbst zu nutzen (bis auf den EAP Service in der 1zu1 Beratung)!
Entdecke über 250 wöchentliche Kurse rund um Sport, Entspannung und mentale Gesundheit, nutze die virtuelle Kinderbetreuung oder nimm an spannenden Vorträgen von Kolleg:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen teil.

Zugangsdaten:
Link: voiioexperts.voiio.family
Einladungscode: voiio2025experts

Schau gerne regelmäßig bei voiio vorbei – das Angebot kann auch deine eigene Beratungstätigkeit unterstützen.
Zum Beispiel, wenn du das Gefühl hast, dass deine Kund:innen mehr Pausen brauchen oder Entlastung in ihrer Care-Arbeit suchen.
Wir freuen uns, wenn du das Angebot aktiv weiterempfiehlst!

10. Weiterempfehlungen

Wir freuen uns natürlich auch, wenn du voiio weiterempfiehlst!
Vielleicht kennst du ein Unternehmen, für das unser Angebot interessant sein könnte?
Wenn du voiio aktiv empfehlen möchtest, melde dich gerne unter empfehlungsprogramm@voiio.de

Für jedes von dir geworbene neue Partnerunternehmen erhältst du eine Provision von 10 %.
voiio ist für Unternehmen jeder Größe und Branche relevant – unsere Kund:innen reichen von kleinen Betrieben mit rund 20 Mitarbeitenden bis zu Großunternehmen mit über 50.000 Beschäftigten.
Darüber musst du dir also keine Gedanken machen – wir freuen uns über jede Empfehlung!